Kassavirta-ajattelu 5: Kassasuunnittelu valaisee tulevaisuuden8.4.2021 | © Talousteema OyKassasuunnittelu on suomalaisissa yrityksissä vielä tuiki tuntematon taloussuunnittelun muoto. Sen sijaan yrittäjät kuvittelevat katsovansa tulevaisuuteen budjetteja laatimalla eivätkä huomaa tuijottavansa omaan hihaansa.Vuosikymmeniä sitten vastasin isoissa teollisuusyrityksissä taloushallinnosta. Työhön kuului myös budjettien laatiminen. Sen jälkeen olin lähes kaksikymmentä vuotta tilitoimistoyrittäjänä ja monet asiakkaani halusivat laatia budjetit vuosittain ja seurata niiden toteutumista kuukausittain.
Nämä kokemukset paljastivat minulle budjetoinnin heikkoudet. Tulosbudjetin laatiminen ei ollut vaikeaa mutta sen tiedot olivat yleensä hihasta vedettyjä.
Kulupuoli rakennettiin edellisen vuoden lukuja korjaamalla prosentuaalisesti. Päätettiin esimerkiksi, että palkkoihin lisätään kolme prosenttia ja muihin kuluihin neljä prosenttia. Nämä prosenttiluvut olivat kotoisin joko hilseestä tai hihasta.
Tuottopuoli koostettiin myyntipäälliköiden tai myyntiedustajien antamista ennusteista. Nuoret ihmiset arvioivat tulevan myyntinsä ylisuureksi. Kun toteutunut myynti jäi pienemmäksi kuin oli budjetoitu, he saivat nuhteita ja pian oppivat, että kannattaa arvioida myynti alakanttiin. Sekä yli- että alimittainen myynti johti vääriin tulevaisuuden arvioihin.
Kun tuotot ja kulut arvioitiin erikseen ja eri tavalla, niiden välillä ei ollut riippuvuutta. Silti niistä saatiin aikaan hyvältä näyttävä tuloslaskelma. Hihasta vedettyjen lukujen vertaamisessa toteutuneisiin lukuihin ei ollut mitään mieltä. Se oli kuin kuukausittain samanlaisena toistuva huono teatteriesitys.
Kassasuunnittelussa ei ole kysymys hihasta vedettyjen lukujen esittämisestä laskelmassa, vaan siinä on kysymys kahdenkertaisesta kirjanpidosta. Kassasuunnitelma ei sisällä ennusteita eikä luuloja, vaan siinä on kysymys tulevaisuutta koskevien nykyhetken parhaiden tietojen kirjaamisesta tulevaisuuden ajankohdille.
Kassasuunnittelu soveltuu kaikenlaisille yrityksille ja yhteisöille. Se perustuu kassavirtalaskentaan ja sen tarkoituksena on pitää huoli siitä, että rahat riittävät.
Vaikka osakeyhtiölakiin on säädetty, että yhtiön tarkoituksena on voiton tuottaminen osakkeenomistajille, silti harva osakeyhtiö tosiasiassa pyrkii siihen. Muissa yritysmuodoissa tällaista tarkoitusta ei ole edes laissa säädetty eikä sellaiseen pyritä. Hulluinta on, että asunto-osakeyhtiöt, osuuskunnat, julkishallinnon organisaatiot ja yhdistykset laskevat voittoa, vaikka niiden tarkoituksena ei ole voiton tuottaminen.
Asunto-osakeyhtiön talousarvion laadinnasta on säädetty asunto-osakeyhtiölaissa. Talousarviosta päätetään varsinaisessa yhtiökokouksessa, joka on pidettävä kuuden kuukauden kuluessa tilikauden päättymisestä. Tämä tarkoittaa käytännössä sitä, että budjetista päätetään vasta sitä koskevan tilikauden kuluessa. Yhtiö on voinut elää jopa puoli vuotta tilassa, jolloin sillä ei ole yhtiökokouksen hyväksymää talousarviota. Ja laaditun kirjanpidon ja budjetin välissä voi olla jopa kuuden kuukauden epäjatkuvuuskohta.
Asunto-osakeyhtiö voisi muuttaa käytäntönsä niin, että varsinaisessa yhtiökokouksessa päätettäisiin seuraavan tilikauden talousarviosta. Tällöin ei elettäisi tilassa, jolloin yhtiöllä ei olisi yhtiökokouksen hyväksymää talousarviota, mutta sitä laadittaessa kirjanpidon ja budjettikauden välissä olisi enemmän kuin puolen vuoden epäjatkuvuuskohta.
Kassasuunnittelu on maksuperusteista. Tulot kirjataan niille ajankohdille, jolloin niistä saadaan maksut, ja menot niille ajankohdille, jolloin ne maksetaan. Muut vaihtoehdot olisivat lasku- ja suoriteperuste, joita käytetään tulosbudjetoinnin perustana.
Kassasuunnittelua tehdään maksuperusteisuuden lisäksi myös maksumääräisesti. Tämä tarkoittaa esimerkiksi sitä, että myynnit ja ostot esitetään arvonlisäverollisina ja arvonlisäverojen maksut esitetään silloin, kun ne maksetaan Verohallinnolle. Sama koskee palkkoja. Kassasuunnitelmassa nettopalkat ja työnantajamaksut esitetään erikseen, koska niiden maksut ajoittuvat eri kuukausille.
Kassasuunnittelua ei tehdä vuosittain, neljännesvuosittain eikä kuukausittain, kuten budjetointia, vaan sitä tehdään päivittäin tai ainakin viikoittain. Tällä tavoin yrityksen johdolla on koko ajan elävä kuva tulevaisuudesta. Koska maksuja tapahtuu joka päivä, myös kuva muuttuu päivittäin.
Tänään on kassavirtakirjanpidon ja kassasuunnittelun taitekohta. Kirjanpitoa voidaan laatia eiliseen asti. Kassavirtakirjanpito ja kassasuunnittelu muodostavat yhtenäisen ketjun menneisyydestä nykyhetken kautta tulevaisuuteen. Tämän kuvaamiseen riittää yksi graafinen käyrä, joka kertoo, mikä on pankkitilin saldo kunkin päivän lopussa.
Yritysjohtajan seinällä pitäisi olla kuvaruutu, josta kassakäyrä näkyy koko ajan. Kun hän katsoo sitä päivittäin, hän havaitsee sen muuttuvan jatkuvasti. Siitä syntyy elokuvavaikutelma. Elokuvassa liike saadaan aikaan esittämällä useita hieman erilaisia kuvia peräkkäin nopeassa tahdissa.
Elävä kassavirtakuva yrityksen rahan riittävyydestä tulevaisuudessa auttaa yritystä reagoimaan nopeasti.
Tulosbudjetin seurantaraportit tehdään yleensä kuukausittain – joskus harvemmin. Kun yrityksen johto saa raportin, joka osoittaa tuloksen kehittyneen huonosti, ensimmäisenä reaktiona on: ”Ei voi olla totta. Kirjanpidossa on jokin virhe.” Niinpä aluksi ryhdytään etsimään virhettä.
Tuloslaskentaan perustuvasta kirjanpidosta virheen etsiminen on työlästä, kun virhe ei ole mekaaninen vaan se on poikkeama käsitykseen yrityksen todellisesta toiminnasta. Käsitys voi olla virheellinen mutta yhtä hyvin kirjanpidossakin voi olla virheitä. Saattaa kulua kuukausi ennen kuin virhe löydetään tai sitä ei löydetä lainkaan.
Sitten tulee seuraavan kuukauden raportti. Jos myös se osoittaa tuloksen kehittyneen huonosti, vasta tässä vaiheessa ryhdytään etsimään syytä, mistä tämä kehitys johtuu. Menee taas ehkä kuukausi ennen kuin ongelma selviää, jolloin sitä ryhdytään ratkaisemaan ja tähänkin kuluu aikaa.
Kassasuunnittelua tehtäessä reagointi on nopeaa, koska muutokset näkyvät päivittäin. Reagointia nopeuttaa huomattavasti se, että muutokset koskevat tulevaisuutta eikä menneisyyttä, kuten tulosbudjetin raportoinnissa.
Kassasuunnitelmaan kirjataan laskuja, sopimuksia, tilauksia, tarjouksia ja erilaisia suunnitelmia. Siihen kirjataan kaikki se tietous, joka yrityksellä on tänä päivänä tulevaisuuden kassatuloista ja -menoista.
Ostolaskun summa ja maksupäivä ovat tarkasti tiedossa, koska yritys maksaa ne itse. Myyntilaskuissa maksu saattaa tapahtua myöhemmin kuin eräpäivänä riippuen asiakkaan maksuhalusta ja -tilanteesta. Joskus maksu tulee etukäteenkin. Laskujen perusteella nähdään suhteellisen tarkasti noin kahden viikon päähän tulevaisuuteen.
Sopimusten ja tilauksien perusteella tehtävät kirjaukset ovat epävarmempia kuin laskujen perusteella tehtävät kirjaukset, mutta niiden avulla voidaan nähdä pitemmälle tulevaisuuteen kuin laskuista nähdään.
Tarjoukset ovat sekä euromääräisesti että ajallisesti epävarmempia ja epätarkempia kuin laskut, sopimukset ja tilaukset, mutta niiden avulla voidaan nähdä kauemmas.
Pisimmälle tulevaisuuteen nähdään kirjaamalla yrityksen omia suunnitelmia, joita ovat esimerkiksi markkinointi-, rekrytointi- ja investointisuunnitelmat. Niihin pitää kirjata tiedot, milloin rahaa tulee ja menee ja kuinka paljon sitä tulee ja menee.
Kassasuunnitelman tulevaisuuskuva on sitä epätarkempi ja epävarmempi mitä pitemmälle tulevaisuuteen katsotaan. Sitä voi verrata auton tuulilasista kuljettajan silmiin avautuvaan näkymään.
Kun auto tulee vastaan, se voidaan havaita jo kaukana edessä, mutta kuva ei ole tarkka. Vastaantulevan auton merkki saattaa olla epävarma eikä sen kuljettaja ole tunnistettavissa. Näillä tiedoilla ei kuitenkaan ole merkitystä liikenteessä vaan tärkeintä on tietää, että auto tulee vastaan.
Samoin kassavirtanäkymässäkin tärkeintä on tietää, jos rahat uhkaavat loppua tulevaisuudessa. Omani ja eräiden muidenkin kassasuunnittelua tekevien yrittäjien kokemuksen perusteella voidaan todeta, että rahatilanteen näkeminen muutama kuukausi eteenpäin riittää yrityksen pelastamiseksi maksukriisiltä ja konkurssilta.
Kassasuunnittelu ja sen seuraamiseen tarvittava kassavirtakirjapito on yritykselle elintärkeä toiminto.
Kassavirtakirjanpito ei kuitenkaan ole pelkästään kassasuunnittelun seurantamenetelmä vaan se on poikkeuksellisen helppoa ja kustannustehokasta kirjanpitoa, josta tilinpäätökset saadaan aikaan yhtä helposti kuin perinteisestä tuloslaskentaan perustuvasta kirjanpidosta.
Kirjoitussarja kassavirta-ajattelusta:
12.2.2021
Kassavirta-ajattelu 1. Kassavirtalaskenta maanläheistä
27.2.2021
Kassavirta-ajattelu 2. Vahva kassavirta parantaa
12.3.2021
Kassavirta-ajattelu 3. Sesonkivaihtelut kurittavat kassavirtaa
26.3.2021
Kassavirta-ajattelu 4. Iso hanke imee kassan kuivaksi
9.4.2021
Kassa-virta-ajattelu 5: Kassasuunnittelu valaisee tulevaisuuden
23.4.2021
Kassavirta-ajattelu 6: Tehokasta kirjanpitoa suoraan tiliotteista
7.5.2021
Kassavirta-ajattelu 7: Kassavirtalaskennan ohjelmistot
21.5.2021
Kassavirta-ajattelu 8: Kassavirtaan perustuva tilitoimistopalvelu
4.6.2021
Kassavirta-ajattelu 9: Kassavirtaverotus on oikeudenmukaista
18.6.2021
Kassavirta-ajattelu 10: Melkein kaikki konkurssit voidaan välttää
2.7.2021
Kassavirta-ajattelu 11: ElämänasenneLassi Mäkinen 
