Kirjanpito tuhlaa arvokasta työaikaa15.3.2024 | © Talousteema OyJohdon päätökset koskevat aina tulevaisuutta. Tästä huolimatta taloushallinto tuottaa edelleen menneisyyttä koskevaa tietoa ja aivan liian hitaasti ja harvoin. Lisäksi tieto on vaikeasti ymmärrettävää sekä osin hyödytöntä. Historiatietoa tuottava kirjanpito on monimutkaista ja työlästä. Se tuhlaa taloushallinnon ammattilaisten arvokasta työaikaa.Budjetit eivät ole ratkaisu tulevaisuustiedon tuottamiseksi, koska ne ovat yleensä arvioita ja monesti jopa arvauksia. Niihin ”vedetään lukuja hihasta”, kun ei tiedetä, mitä oikeasti tapahtuu.
Budjettikausi on vuosi, mutta usein budjetti tarkistetaan kuukausittain eli laaditaan rullaavaa budjetointia. Kun yrityksen johto tekee päätöksiä tai ainakin valmistelee niitä päivittäin ja yrityksen tilanteet muuttuvat joka päivä, kuukausirytmi on liian hidas.
Budjetit laaditaan tuloslaskelmamuodossa. Laskelman lopputuloksena saadaan tieto, kuinka paljon voittoa syntyy seuraavana vuonna. Tästä tiedosta ei ole hyötyä. Yritystä ei voi johtaa voiton avulla eikä voitolla voi maksaa mitään, koska se ei ole rahaa.
Ennusteetkaan eivät ole ratkaisu tulevaisuustiedon tuottamiseksi. Ne perustuvat matemaattisiin malleihin, joihin syötetään määrätyt parametrit. Kun maailma muuttuu jatkuvasti, vakiomalli ei toimi pitkään. Parametritkin saattavat olla liian laajoja yksittäisen yrityksen tarpeisiin. Jos esimerkiksi inflaatiovauhti on yksi parametreistä, sen vaikutus yksittäisen kauppaliikkeen myyntiin on kyseenalainen.
Tarvittaisiin yritystä läheisempiä parametrejä, mutta niitä ei ole saatavilla tilastoista. Esimerkiksi pienkaupan ympäristön asukkaiden ikärakenne ja tulokehitys olisivat huomattavasti arvokkaampia kuin koko maakunnan tiedot.
Voiton laskenta on tullut päätepisteeseen. Siitä pitää luopua, koska sen laskeminen tarkasti oikein on mahdotonta, mutta silti työlästä. Se ei tarjoa mitään olennaista tietoa yrityksen johdolle.
Tuloslaskenta on monimutkaistanut taloushallinnon niin vaikeaksi ja suuritöiseksi, että sitä käyttäen saadaan hädin tuskin aikaan tieto toteutuneesta voitosta tai tappiosta sekä taseen omaisuus- ja pääomaeristä. Se ryöstää taloushallinnon ammattilaisten aikaa tulevaisuustiedon tuottamisesta.
Kassavirtalaskenta on yksinkertaista. Se ei kerro voitosta tai tappiosta, vaan se kertoo, miten yrityksen rahat riittävät. Kassavirran historiatiedot voidaan tuottaa automaattisesti yrityksen pankkitilien tapahtumista. Tätä koskeva kirjanpito on helppoa ja nopeaa.
Kirjanpitomenettelyä voidaan käyttää myös tulevaisuuden kassavirran laskemiseen. Yrityksellä on nykyhetkellä paljon tositteita ja tietoja, milloin rahaa tulee tilille ja milloin sitä lähtee tililtä. Kun nämä tiedot kirjataan kahdenkertaisen kirjanpidon periaatetta noudattaen, saadaan tulevaisuuden kassavirtalaskelma eli kassasuunnitelma.
Kassasuunnitelma on arvokas tietolähde, koska se kertoo, onko yritys ajautumassa konkurssivaaraan ja onko sillä mahdollisesti varaa investoida kasvuun. Konkurssi aiheutuu, jos yrityksen rahat loppuvat. Investointi voidaan toteuttaa, jos yrityksellä on rahaa maksaa investoinnin hankintamenot.
Kassasuunnitelma muuttuu joka päivä, joten sitä on ylläpidettävä jatkuvasti.
Siirtymiseksi tuloslaskennasta kassavirtalaskentaan tarvittaisiin kirjanpitolain sekä verolakien ja yhteisölakien muutokset. Tämä ei toteudu riittävän nopeasti.
Nykyisenkin lainsäädännön puitteissa on mahdollista tehdä kirjanpidot kassavirtalaskentaa noudattaen ja ylläpitää kassasuunnitelmaa. Lainsäädännössä on tarjolla useita työtä yksinkertaistavia kohtia, joita ei yleensä käytetä hyödyksi eikä edes tiedetä, että ne ovat olemassa.
Vanhentuneen lainsäädännön lisäksi on toinenkin este tuottaa kassavirtalaskelmia. Tähän työhön ei ole tarjolla tietokonesovelluksia. Niin kauan, kunnes ohjelmistotoimittajat ryhtyvät toteuttamaan kassavirtakirjanpidon ja kassasuunnittelun ohjelmistoja, voidaan selviytyä Excelin avulla.
Itsekin olen käyttänyt sitä jo 20 vuotta näihin tarkoituksiin. Viime vuodet olen tehnyt kassavirtakirjanpitoa itse koodaamallani sovelluksella. Kassasuunnitelmaa ylläpidän Excelissä edelleen.
Suurin este kuitenkin ovat ihmiset. Aitoa kassavirtalaskentaa ei tunneta. Kauppakorkeakouluissa ja muissa oppilaitoksissa neuvotaan laatimaan kierteisiä kassavirtalaskelmia. Myös Kila on julkaissut ohjeen tähän tarkoitukseen.
Kierteinen kassavirtalaskenta on yhtä vaikeaa kuin kiipeäisi takapuoli edellä puuhun. Ensin laaditaan suoriteperusteiset tuloslaskelmat ja taseet ja näistä muokataan maksuperusteiset kassavirtalaskelmat. Aito menneisyyttä koskeva kassavirtalaskelma syntyisi helpommin suoraan pankkitilin tapahtumista.
Lassi Mäkinen 
