Miksi kirjanpito-ohjelmia on vaikea käyttää?
20.11.2020 | © Talousteema Oy

Moni kirjanpitäjä tuskailee tärkeimmän työkalunsa kanssa. Kirjanpitosovellukset ovat vaikeakäyttöisiä ja vanhanaikaisia. Ohjelmistoyritykset eivät ole yksin syyllisiä näihin ongelmiin vaan myös lainsäädännön monimutkaisuudella on suuri merkitys.

Vaikeinta kirjanpitosovelluksen käyttö on alussa, kun kirjanpitäjä vasta opettelee sitä. Ohjelmien kummallisuudet tulevat ajan mittaan tutuiksi ja kirjanpitäjä oppii kiertämään ohjelmiston puutteet.

Käyttökokemuksen lisääntyminen ei kuitenkaan muuta ohjelmien omituisuuksia, hankaluuksia ja virheellisyyksiä. Niiden kanssa vain opitaan elämään niin, että moni kirjanpitäjä ei pidä omaa järjestelmäänsä vaikeana.

Kun tulee aika vaihtaa sovellusta tai nykyisestä sovelluksesta julkaistaan uusi versio, vaikeudet nousevat pintaan jälleen. Uuden ohjelmiston helpotuksetkin tuntuvat vaikeutuksilta. Poisoppiminen on uusoppimista hitaampaa.

Kirjanpito-ohjelmissa on turhia monimutkaisuuksia, jotka vaikeuttavat niiden käyttöä eikä kenenkään pitäisi niihin tottua. Syitä on useita:

1. Järjestelmät on toteutettu monenlaisten yritysten käyttöön.
   
2. Ohjelmat tarjoavat mahdollisuudet tyydyttää erikoisiakin raportointitarpeita.
   
3. Ohjelmoijat eivät ole kirjanpitäjiä.
   
4. Käyttöliittymät ja ohjelmointitekniikka muuttuvat jatkuvasti.
   
5. Kirjanpito-, yhteisö- ja verolainsäädäntö on monimutkaista.

Näiden syiden vuoksi nykyiset kirjanpitosovellukset vaikeuttavat ja hidastavat kirjanpitäjien työtä. Tämä on kohtalokasta, koska kirjanpitotyö on muutenkin vaativaa ja stressaavaa.

Kirjanpitosovelluksista pitää tehdä parempia. Ensiarvoisen tärkeää on pelkistäminen. Sovellusalue pitää selkeyttää ja rajata sopivaksi juuri siihen tarkoitukseen, johon sovellusta aiotaan käyttää. Yhtään koodiriviä ei pidä kirjoittaa ennen kuin sovellusalue on selkeytetty.

Tavoitteeksi on otettava valitulle yritystyypille sopivan ohjelmiston toteuttaminen. Esimerkiksi järjestelmä voitaisiin tehdä vain nano-, mikro- ja pienyrityksille, jolloin se ei sovellu keskisuurille ja suurille yrityksille.

Kirjanpitojärjestelmä voitaisiin tehdä esimerkiksi vain osakeyhtiöille soveltuvaksi, jolloin sitä ei voitaisi käyttää osuuskuntien, kommandiittiyhtiöiden, avointen yhtiöiden, yksityisten liikkeen- ja ammatinharjoittajien, maa- ja metsätalouden harjoittajien, sekä asunto- ja kiinteistöyhtiöiden kirjanpitojen hoitamiseen. Esimerkiksi asunto-osakeyhtiöille soveltuisi jokin toinen järjestelmä.

Kirjanpitosovellusten monipuolisilla raportointimahdollisuuksilla yritetään usein toteuttaa mahdottomia raportteja. Ne saattavat antaa harhaanjohtavaa tietoa ja niitä tulkitaan ja käytetään väärin. Harhaanjohtavuuden lisäksi erikoisraportit vaativat yleensä paljon määrittelytyötä, joka on samanlaista kuin ohjelman koodaaminen, mutta sitä tekevät ohjelmointitaidottomat ihmiset.

Tietotekniikan ammattilaisten koulutukseen ei yleensä kuulu kirjanpito-opetus, ja jos kuuluukin, koodarit eivät yleensä tee kirjanpitoja. Olisi kuitenkin hyödyllistä, mikäli sovelluksen ohjelmoija tuntisi sovellusalueen työn käytännössä. Tämä tieto auttaisi tekemään ohjelmista kirjanpitäjille soveltuvia.

Ohjelmoijat eivät innostu kirjanpitoasioista mutta ovat haltioissaan, kun tietokoneen käyttöliittymään tai ohjelmointitekniikkaan tulee uudistuksia. Esimerkiksi aikanaan Windows mullisti tietokoneiden käyttöliittymän ja -tavan, joita koodarit ryhtyivät kiireesti toteuttamaan ottamatta huomioon, mitä ominaisuuksia kirjanpitäjät oikeasti tarvitsivat.

Suomessa ei ole kirjanpidon tietojärjestelmää, joka olisi toteutettu kirjanpidon ehdoilla. Ne on toteutettu tietotekniikan ehdoilla ja ovat toistensa kopioita. Todellisia innovaatioita näissä ohjelmissa on hyvin vähän.

Pahinta kirjanpito-ohjelmien kannalta on kirjanpito-, yhteisö- ja verolainsäädännön sekavuus ja monimutkaisuus. Lait ovat ristiriidassa keskenään ja jopa itsensä kanssa. Lainsäädäntö aiheuttaa ihmettelyä ja kysymyksiä.

Mihin me oikeasti tarvitsemme useita yritysmuotoja? Yksi yritysmuoto riittäisi.

Miksi verolainsäädäntö ei noudata kirjanpitolakia? Esimerkiksi veroilmoituksen tuloverolaskelma ja varallisuuslaskelma poikkeavat kirjanpidon tuloslaskelmasta ja taseesta.

Mihin me tarvitsemme useita arvonlisäverokantoja ja verotusmenetelmiä? Arvonlisäverotus voisi olla kevyempää sekä kaikilla olisi sama verokanta. Ja esimerkiksi alarajahuojennus voitaisiin toteuttaa nykyistä yksinkertaisemmin.

Lainsäädäntö perustuu tuloslaskentaan, joka tuottaa epätarkkaa ja usein harhaanjohtavaa tietoa. Tuloslaskenta tekee yritysten tuloverotuksesta epäoikeudenmukaisen ja yritysten kasvua haittaavan verotusmuodon.

Tuloskirjanpidon ja -verotuksen tilalle tarvitaan kassavirtakirjanpito ja -verotus.

Lassi Mäkinen