Virtuaaliviivakoodista maksutietokoodi16.12.2022 | © Talousteema OyStandardimuotoiset XML-koodatut verkkolaskut eivät ole yleistyneet odotetusti, vaikka sähköisten laskujen käyttö on ollut mahdollista jo 25 vuotta. Paperiset laskut ovat kuitenkin vähentyneet merkittävästi. Suurelta osin ne ovat korvautuneet PDF-laskuilla.Kun kirjanpitolaki uudistettiin 1997, siinä sallittiin kirjanpitoaineistojen säilyttäminen konekielisessä muodossa tasekirjaa lukuun ottamatta. Sähköiset laskut ovat olleet mahdollisia siis jo 25 vuotta.
Sähköisiä laskuja on kahdenlaisia: standardimuotoiset XML-koodatut laskut ja ulkonäöltään paperilaskuja muistuttavat PDF-laskut.
PDF-laskuissa tai niiden lähettämiseen käytetyissä sähköpostiviesteissä on usein ns. virtuaaliviivakoodi. Se on selväkielinen numerokoodi, kun sen sijaan varsinaista viivakoodia voi lukea vain erityisellä koodinlukulaitteella.
Virtuaaliviivakoodi on keinotekoinen nimitys. Käytän tässä kirjoituksessa siitä maksutietokoodi-nimitystä. Maksutietokoodi sisältää kaikki numeroina esitettävät maksamisessa tarvittavat tiedot.
Maksutietokoodista puuttuva tärkeä maksamisessa tarvittava tieto on maksun vastaanottajan täydellinen nimi, joka ei ole numeerinen tieto.
Maksun saajan nimen näppäily verkkopankissa on hankalaa etenkin, jos käytetään matkapuhelinta. Nimet ovat usein niin pitkiä, että näppäilyssä tapahtuu virheitä. Eivätkä ihmiset aina vaivaudu näppäilemään koko nimeä vaan sen lyhenteen.
Maksun saajan nimi on tärkeä tieto, koska se todentaa selväkielisesti, kenelle maksu on mennyt. Saman asian voisi varmistaa tilinumerosta, mutta se on ihmissilmin hankalaa.
Ehdotin omalle pankilleni ohjelmamuutosta, että maksun vastaanottajan täydellinen nimi haettaisiin verkkopankin käyttäjän maksupohjiin tallentamista nimistä.
Ohjelma siis lukisi maksutietokoodista maksun saajan tilinumeron ja hakisi tietokannasta käyttäjän tallentamista maksupohjista maksun saajan nimen. Tämä helpottaisi maksamista mutta se varmistaisi myös sen, että maksu menee oikealle saajalle.
Jos rikollinen muuttaisi maksutietokoodissa olevan pankkitilin numeron PDF-laskuun tai sen lähettämisessä käytettyyn sähköpostiviestiin, rikos paljastuisi, kun tilinumeron perusteella ei löytyisikään maksun saajan nimeä maksupohjista.
XML-koodatut verkkolaskut ovat kirjanpidon automaattikirjausten kannalta helpompia kuin PDF-laskut. XML-koodattujen laskutietojen perustella ohjelma voi helposti päätellä, mille tilille lasku tulee kirjata.
Päättelysääntöihin perustuva automaattikirjaaminen ei kuitenkaan käytännössä toimi riittävän tehokkaasti. XML-koodattuja verkkolaskuja tulee kirjattavaksi liian vähän, koska verkkolaskuoperaattorit estävät XML-laskujen lähettämisen sähköpostitse. Ne rahastavat laskujen lähettämisestä operaattoriverkoston kautta, kun sähköpostin välityksellä lähettäminen ja vastaanottaminen olisi ilmaista. XML-laskujen sijaan lähetetään PDF-laskuja.
Operaattoriverkoston muodostama kartelli on standardoitujen XML-laskujen hitaan yleistymisen syy ja taloushallinnon automaatiokehityksen tulppa.
Lähes yhtä hyvään kirjanpidon automaatioon voitaisiin päästä myös PDF-laskuja sähköpostitse lähetettäessä, jos samalla lähetettäisiin maksutietokoodi, jossa olisi mukana myös laskupäivä.
Maksutietokoodi sisältää seuraavat tiedot: maksun saajan tilinumero, maksettava euromäärä, maksuviite ja eräpäivä.
Kirjanpitojärjestelmässä maksun saaja voidaan päätellä tilinumerosta. Samalla siitä voidaan usein myös päätellä, mille menotilille euromäärä kirjataan. Maksuviite toimii hyvin tositetunnuksena, jos tositteen haussa käytetään myös saajan pankkitilin numeroa.
Kun tehdään laskuperusteisia kirjauksia, euromäärän lisäksi laskun päiväys on tärkein kirjanpitoon tallennettava tieto. Jos maksutietokoodissa olisi laskun päiväys, maksutietokoodin tiedoilla kirjanpidon laskuperusteinen kirjaus voitaisiin suorittaa automaattisesti. Laskuperusteiset kirjanpidot sähköistyisivät vauhdilla ilman XML-laskujakin.
Nykytilanteessa parhaaseen kirjanpidon automaatioasteeseen päästään laatimalla maksuperusteista juoksevaa kirjanpitoa. Siinä laskuja ei tilikauden aikana kirjata lainkaan. Vain tilikauden lopussa avoimet laskut kirjataan, kun tilinpäätöstä laaditaan.
Maksuperusteinen juokseva kirjanpito on nopeaa ja kirjanpitolaki sekä verolait sallivat sen. Se on myös perinteinen kirjanpitotapa. Kun yli 50 vuotta sitten tein ensimmäiset kirjanpitoni, silloin yleisin kirjausperuste oli maksuperuste.
Lassi Mäkinen 
