Talousteema Oy
Talousteema Oy
Etusivu Koulutukset Blogi Verouutiset Talousteema Palaute
Talousteema Oy

Lassi Mäkinen

Kassavirta-ajattelu 7: Kassavirtalaskennan ohjelmistot
7.5.2021 | © Talousteema Oy

Koodasin kassavirtakirjanpidon tietokonesovelluksen itse, kun taloushallinnon ohjelmistoyritykset eivät ole olleet kiinnostuneita sen toteuttamisesta tai eivät ole osanneet sellaista laatia. Kirjanpito-ohjelmiston tekemiseen ei riitä ohjelmointitaito vaan on ymmärrettävä myös yritystoimintaa ja sen taloushallintoa perusteellisesti.

Kassavirtalaskentaa soveltavia ohjelmointikielillä koodattuja tietojärjestelmiä on melko vähän tarjolla. Suurin osa sovelluksista on Excel-pohjaisia.

Yleisimmin sovelluksilla muutetaan kirjanpidosta saatava tuloslaskelma ja tase kassavirtalaskelmaksi sekä tulosbudjetti ja tasebudjetti kassavirtabudjetiksi. Eräissä sovelluksissa käytetään ennustamista ja simulointia kassavirtanäkymän ulottamiseksi jopa useiden vuosien mittaiseksi.

Taloussuunnittelu tarvitsee seurantamenetelmän, jotta voidaan tarkastella suunnitelmien toteutumista. Kun suunnitelmat laaditaan kassavirtalaskentaa noudattaen, silloin myös seurannassa on sovellettava kassavirtalaskentaa.

Ongelmana on kirjanpitolaki, joka on laadittu tuloslaskentaa noudattavaksi ja kassavirtalaskelman laatimisen on ajateltu tapahtuvan tuloslaskelmasta ja taseesta muokkaamalla. Kirjanpitolautakunta on ohjeistanut tämän muokkaamisen. Se on hankalaa eikä sen avulla synny aitoa kassavirtalaskelmaa.

Olen työskennellyt yrityksissä yli 50 vuotta. Nämä vuodet olen tehnyt kirjanpitoja ja tietokoneohjelmia sekä johtanut talousosastoja, tilitoimistoja ja tietojärjestelmien kehittämistä.

Vaikka olen jo kauan ollut eläkkeellä, ammattitaitoni kirjanpitäjänä ja koodarina ovat ajan tasalla. En ole paras kirjanpitäjä enkä paras ohjelmoija, mutta näiden yhdistelmässä olen riittävän hyvä koodatakseni kirjanpitosovelluksen.

Vuodesta 2004 lähtien olen systemaattisesti kehittänyt kassavirtalaskentaa, julkaissut aiheesta kaksi kirjaa ja lukuisia lehtikirjoituksia sekä pitänyt koulutustilaisuuksia.

Olen koulutustilaisuuksissani yrittänyt saada taloushallinnon ammattilaiset ymmärtämään kassavirtalaskentaa. Osa on innostunut asiasta, mutta kaikkien mielessä tuli ei ole syttynyt, koska kassavirtalaskentaan ei ole ollut tarjolla sopivia tietokoneohjelmia.

Olen koulutustilaisuuksissani myös yrittänyt saada taloushallinnon ohjelmia tuottavat ohjelmistoasiantuntijat toteuttamaan kassavirtalaskennan sovelluksia. Tuli ei heilläkään ole syttynyt, kun ei ole ollut varmuutta tällaisten järjestelmien menekistä.

Niinpä päätin tehdä itse kassavirtakirjanpidon sovelluksen.

Koronavirus tarjosi tilaisuuden tämän ohjelmiston tekemiseen. Kun korona esti koulutustilaisuuksien pitämisen, istuin työpöytäni ääreen ja aloin koodata.

Tein tätä työtä koko vuoden 2020 ja jatkan sitä edelleen. Tilikauden 2020 juoksevan kirjanpidon laadin ohjelmistollani koodauksen ohessa kuukausittain ja ensimmäinen uudella sovelluksella tehty tilinpäätös valmistui 1.1.2021.

Päätin tehdä ohjelmiston tarkasti rajattuun sovellusalueeseen, koska silloin siitä tulee mahdollisimman helppokäyttöinen, nopea ja virheetön. Se on tarkoitettu mikrokokoisille osakeyhtiöille, jotka tekevät arvonlisäveroilmoituksensa maksuperusteisesti kuukausittain. Samanlaisen sovelluksen voisin tehdä muillekin yritys- ja yhteisömuodoille.

Kassavirtalaskenta sopii erityisen hyvin esimerkiksi yksityisille elinkeinonharjoittajille (tmi), asunto-osakeyhtiöille ja yhdistyksille, sillä niiden tarkoituksena ei ole voiton tuottaminen vaan rahan riittävyydestä huolehtiminen.

Koska kassavirtakirjanpito on maksuperusteista, sovelluksellani kirjauksia ei tehdä laskuista vaan ne tehdään pankkitilin tiliotteista. Tämä hyödyntää tilintarkastaja Pauli Vahteran kehittämää Tiliote tositteena -ideaa. Kahdenkertaisesta kirjanpidosta toinen puoli on tehty valmiiksi pankissa. Riittää, että kirjataan vain kassatulot ja kassamenot sekä verrataan kassan saldoa kirjanpidossa pankkitilin saldoon tiliotteella.

Järjestelmä on sähköinen ilman verkkolaskutusta ja näin yritykset välttävät pankkien ja muiden verkkolaskuoperaattorien perimät turhat verkkolaskumaksut.

Laskuja pitää tietenkin lähettää ja ne tarvitaan kirjanpitoaineistoon tiliotteiden liitteiksi, mutta yksinkertaisinta on tuottaa laskut PDF-tiedostoina ja lähettää ne asiakkaille sähköpostin liitteenä. Tämä ei maksa mitään ylimääräistä.

Yhtä hyvin laskut voitaisiin lähettää sähköpostitse Finvoice-standardia noudattavina XML-tiedostoina. Lähettämisestä ja vastaanottamisesta ei tarvitsisi maksaa mitään, kuten verkkolaskuoperaattoreita käytettäessä pitää maksaa. Kun PDF-laskuja voi lukea ilmaisella ohjelmalla, vastaavaa ohjelmaa ei ole olemassa XML-laskuille.

Pankkitilien tiliotteita voidaan noutaa joko XML-tiedostoina Web Services -palvelua hyödyntäen tai poimimalla verkkopankista PDF-muotoinen tiliote.

Pankit perivät Web Services -palveluistaan erillisiä pankkipalvelumaksuja, joten se on pienimmille yrityksille tyyristä. Kun verkkopankki on joka tapauksessa oltava yrityksellä, sieltä PDF-tiedoston noutaminen on ilmaista tai ainakin kohtuuhintaista.

PDF-tiedoston purkaminen ohjelmallisesti kirjanpidon tapahtumiksi on kuitenkin vaikeaa, koska tämä tiedostomuoto sisältää mössöä, josta on hankala saada erotettua tekstitietoa. Ja jos PDF-tiedostosta saadaan teksti irti, sen jakaminen tietokenttiin on vaikeaa.

Ainakin eräät osuuspankit ja säästöpankit tarjoavat verkkopankissaan pankkitilin tapahtumat myös CSV-tiedostona, jonka purkaminen kirjanpidon tapahtumiksi on helppoa. Olen ehdottanut finanssialan järjestölle, että se standardoisi tilitapahtumien CSV-tiedoston rakenteen. Esimerkiksi Excel lukee CSV-tiedostoja automaattisesti.

Niistä pankeista, jotka eivät tarjoa CSV-tiedostoa, maksutapahtumat voidaan poimia verkkopankin tapahtumaluettelosta ja tallentaa tekstitiedostoksi.

Sovellukseni siis lukee yrityksen pankkitapahtumat CSV-tiedostoista automaattisesti ja kirjaa ne tietokantaan sekä tiliöi päättelysääntöjä hyödyntäen tilitoimistoyrittäjä Aatos Snellmanin ensimmäisenä Tilivelho-sovelluksessaan toteuttaman automaattitiliöinnin mukaisesti.

Kuukauden kirjanpitoon kuluu vain muutama sekunti sen jälkeen, kun samanlaiset tapahtumat toistuvat kuukaudesta toiseen ja niille on määritelty tiliöinnin päättelysäännöt. Kun tililuettelo on lyhyt, tiliöintisääntöjen osumatarkkuus on hyvä.

Kassavirtalaskelman tililuettelossa on vain noin 60 tiliä. Lisäksi ohjelmistoni laskee arvonlisäverot noin 20 ohjaustietoa käyttäen.

Kirjaamisen jälkeen järjestelmästä voidaan tulostaa päiväkirja, pääkirja ja kassavirtalaskelma PDF-tiedostoina sekä tuottaa arvonlisäveroilmoitus Verohallinnon määrittelyn mukaisena tiedostona.

Tilinpäätös on kirjanpitolain mukaan laadittava tuloslaskentaa noudattaen suoriteperusteisesti. Maksuperusteiset kirjaukset on oikaistava suoriteperusteen mukaisiksi, mikäli ne eivät ole vähäisiä.

Vähäisen kirjauksen rajaa ei ole määrätty, joten yhtiön hallitus voi tehdä sitä koskevan päätöksen harkintansa mukaan. Mikäli raja on matala, tilinpäätöksen laadinta on työlästä, mutta jos se on korkea, tilinpäätös voi parhaassa tapauksessa olla lähes kokonaan maksuperusteinen. Raja ei tarkoita kaikkia tilikauden kirjauksia vaan se tarkoittaa ainoastaan tilinpäätösjaksotusten suuruutta.

Tilinpäätöstä varten kassavirtakirjanpidon tilien saldot on siirrettävä tuloslaskennan tileille. Tämä siirto on samankaltainen toimenpide kuin normaalisti tuloslaskelmasta ja taseesta laaditaan kassavirtalaskelma mutta tässä tapauksessa päinvastaisessa järjestyksessä.

Kirjanpitosovellukseni tuottaa tasekirjan PDF-tiedostona. Vaikka kirjanpitolaki ei enää tunne tasekirjaa, sen laatimista ei ole kielletty. Tasekirjani sisältää tuloslaskelman, taseen ja liitetietojen lisäksi myös mm. tase-erittelyt sekä osakkaiden päätösasiakirjan, joka vastaa yhtiökokouksen pöytäkirjaa, kun kokousta ei pidetä.

Tilinpäätös noudattaa pien- ja mikroyritysasetuksen minimivaatimuksia: lyhyt toimintokohtainen tuloslaskelma, lyhyt tase ja pakolliset liitetiedot. Kun laskelmat tulevat järjestelmästä aina samanlaisina, niiden laatiminen on automaattista. Tase-erittelyihin tulostuvat automaattisesti myös pitkä kululajikohtainen tuloslaskelma ja pitkä tase.

Järjestelmä ohjaa tilinpäätöksen laatimista. Se laaditaan tilinpäätöstaulukkona, jonka sarakkeet vastaavat työn kulkua. Tasekirjassa eniten työtä aiheuttavat liitetiedot ja päätösasiakirja, mutta niidenkin laatimista järjestelmä ohjaa esimerkein ja lainauksin lakiteksteistä.

Joku saattaa kysyä, onko tällainen kirjanpito lainmukaista. On se, koska kirjanpitolaki on joustava.

Laissa ei sanota, mitä laskentatekniikkaa kirjanpidon laatimiseen on käytettävä tai miten tililuettelo on rakennettava.

Kirjanpitolaki, arvonlisäverolaki ja elinkeinoverolaki sallivat maksuperusteisuuden eräin rajoituksin.

Tiliotteista tehtävä kirjanpito on kahdenkertaista mutta se ei ole kaksinkertaista. Se ei ole yhdenkertaista vaan se on yksinkertaista.

Sähköinen kirjanpito ei tarkoita samaa kuin verkkolaskutus eikä kirjanpitolaissa mainita sanaakaan konekielisyydestä tai sähköisyydestä. Kirjanpitoaineistot tulee vain säilyttää niin, että niiden sisältöä ei voi muuttaa tilinpäätöksen laatimisen jälkeen ja aineistoja voi tarkastella vaikeuksitta sekä tarvittaessa tulostaa selväkieliseen muotoon. Tulostaminen ei tarkoita ainoastaan paperille tulostamista vaan se voi tapahtua myös esimerkiksi kuvaruudulle.

Joku saattaa kysyä, mitä hyötyä tällaisesta kassavirtakirjanpidon tietojärjestelmästä on. Hyödyt ovat merkittävät.

Kassavirtakirjanpito tuottaa kassavirtatietoa, joka on yrityksen johtamisessa tärkeämpää kuin tuloslaskentatieto. Se tuottaa myös kassasuunnittelussa tarvittavaa seurantatietoa.

Sovellukseni on rakenteeltaan yksinkertainen, joten virheiden mahdollisuus on pienempi kuin perinteisissä kirjanpito-ohjelmistoissa. Järjestelmä on kirjanpitotyötä ohjaava, helppokäyttöinen ja nopea.

Kun kassavirtakirjanpito nopeuttaa kirjanpitotyötä, vapautunut aika voidaan käyttää kassasuunnitteluun, joka on tärkeämpää kuin kirjanpito. Kassasuunnitteluun ei vielä ole olemassa koodattuja ohjelmistoja, vaikka olen yrittänyt neuvoa ohjelmistoyrityksiä niiden toteuttamisessa.

Kassasuunnittelua varten on olemassa useitakin Excel-toteutuksia. Itsekin olen käyttänyt Exceliä kassasuunnitteluun jo vuodesta 2004 lähtien. Se on toimiva ratkaisu mutta Excel ei tarjoa samanlaisia mahdollisuuksia kuin aito ohjelmointikielellä tehtävä koodaaminen tarjoaa.

Aika näyttää, milloin ensimmäinen kunnollinen kassasuunnittelun tietojärjestelmä tulee markkinoille.

Jos tilitoimisto saa tehokkaat työkalut kassavirtakirjanpidon ja kassasuunnittelun laadintaan, se voi muuttaa toimintansa entistä enemmän asiakasyrityksiä palvelevaksi.


Kirjoitussarja kassavirta-ajattelusta:

12.2.2021
Kassavirta-ajattelu 1. Kassavirtalaskenta maanläheistä

27.2.2021
Kassavirta-ajattelu 2. Vahva kassavirta parantaa

12.3.2021
Kassavirta-ajattelu 3. Sesonkivaihtelut kurittavat kassavirtaa

26.3.2021
Kassavirta-ajattelu 4. Iso hanke imee kassan kuivaksi

9.4.2021
Kassa-virta-ajattelu 5: Kassasuunnittelu valaisee tulevaisuuden

23.4.2021
Kassavirta-ajattelu 6: Tehokasta kirjanpitoa suoraan tiliotteista

7.5.2021
Kassavirta-ajattelu 7: Kassavirtalaskennan ohjelmistot

21.5.2021
Kassavirta-ajattelu 8: Kassavirtaan perustuva tilitoimistopalvelu

4.6.2021
Kassavirta-ajattelu 9: Kassavirtaverotus on oikeudenmukaista

18.6.2021
Kassavirta-ajattelu 10: Melkein kaikki konkurssit voidaan välttää

2.7.2021
Kassavirta-ajattelu 11: Elämänasenne

Lassi Mäkinen

Yritt√§j√§n terveys ei tunnu kiinnostavan ket√§√§nYritt√§jien kaivettava taistelukirveet esiinYritysverotusta voidaan ja pit√§√§kin muuttaaKassavirta-ajattelu 11: El√§m√§nasenneKassavirta-ajattelu 10: Melkein kaikki konkurssit voidaan v√§ltt√§√§Kassavirta-ajattelu 9: Kassavirtaverotus on oikeudenmukaistaKassavirta-ajattelu 8: Kassavirtaan perustuva tilitoimistopalveluKassavirta-ajattelu 7: Kassavirtalaskennan ohjelmistotValtiokonttori tulkitsee kustannustukilakia v√§√§rinKassavirta-ajattelu 6: Tehokasta kirjanpitoa suoraan tiliotteistaKassavirta-ajattelu 5: Kassasuunnittelu valaisee tulevaisuudenKassavirta-ajattelu 4: Iso hanke imee kassan kuivaksiKirjanpitolautakunnan lausunto tilinp√§√§t√∂ksen allekirjoittamisestaKassavirta-ajattelu 3: Sesonkivaihtelut kurittavat kassavirtaaKassavirta-ajattelu 2: Vahva kassavirta parantaaKassavirta-ajattelu 1: Kassavirtalaskenta maanl√§heist√§Maksullinen verkkolaskutus on kehityksen jarruYhdenkertainen ei ole yksinkertaistaTilinp√§√§t√∂s valmistui heti seuraavana aamunaVaihtoehto Verohallinnon tilitoimistolleVerohallinto perustaa ‚ÄĚilmaisen‚ÄĚ tilitoimistonMiksi kirjanpito-ohjelmia on vaikea k√§ytt√§√§?SapattivuosiEduskunta pudotti pommin kirjanpitolautakunnan p√∂yd√§lleTilitoimistovero rasittaa tilitoimistojen asiakkaitaYritt√§j√§n n√§ht√§v√§ pitemm√§lle kuin ekonomistitVerotusta koodataan umpisolmuunKorona j√§tt√§√§ j√§lki√§ el√§m√§√§mmeHallituksella v√§√§r√§ n√§k√∂kulma ty√∂llist√§miseenTilinp√§√§t√∂ksiss√§ liikaa klappiaKovia kokeneet ja fiksut p√§rj√§√§v√§tYritt√§j√§t nostettiin tikun nokkaan kivitett√§viksiPienet tilitoimistot voivat pelastaa SuomenYritt√§j√§n piinakev√§tValmistaudu lamaan, vaikka se ei tulisikaanKassavirtalaskenta voittaa kuusi nollaAvaan kirjanpitoni ytimenKoodasin uudenlaisen kirjanpitosovelluksenHinta on tunneasia ostajalle ja myyj√§lleP√∂yt√§kirja voi olla v√§√§r√§ todisteKompastuin Verohallinnon kielivirheeseenHer√§tys Verohallinto, el√§mme 2000-luvulla!Ilmasto-ongelma ei ratkea roskalaatikoillaEi saa suosia pient√§ tilitoimistoaPerustin osakeyhti√∂n ja yll√§tyinMiten tilitoimistot selviytyv√§t?Piiloverotus raskaampaa kuin avoin verotusTilitoimiston uusi suuntaOvela tilitoimistoalan valtausjuoniKirjanpitolain reliikitRahanpesun valvonta maksaa 355 euroaYritt√§jiin kohdistuvaa vihapuhettaKateuden ryyditt√§m√§√§ yritt√§jien noitavainoaOsakeyhti√∂ on mainettaan parempiYritt√§j√§ on monen sortin velvollinenSuomalaiset ovat tarkkoja talousasioissaHe ansaitsevat paremman ty√∂n ja el√§m√§nTilitoimistot tienhaarassa: t√§ysautomaatio vai asiantuntijapalveluOsakep√§√§omarajan poistamisesta tuli torsoTilinp√§√§t√∂kset laaditaan liian vaikeastiKuka maksaa turhan ty√∂n?Yritt√§jyyden ylist√§minen ei en√§√§ riit√§ vaan tarvitaan tekojaSuomen valtiosta on tullut digiterroristiKotitarkastajat nelihenkisiin perheisiin ‚Äď onko totta?Tulevaisuudessa vain osakeyhti√∂it√§Y√∂t√∂it√§ kirjanpit√§jille ja palkanlaskijoilleSeuraavaksi valvontakamerat kassoilleSuomen Yritt√§j√§t nujakoi turhaan ay-liittojen kanssaPalkkaennakko ei ole palkka vaan pikavippiTulorekisteriss√§ on p√§iv√§m√§√§r√§virheHallitus mahdollistaa ihmisten s√§√§st√∂jen ry√∂st√§misenKiristyv√§st√§ tietosuojasta paineita luottotietoyhti√∂illePuolen vuoden musta aukko asuntoyhti√∂n taloudessa‚ÄĚJoskus tulee virheilmoitus, joka sitten h√§vi√§√§ itsest√§√§n‚ÄĚKassavirtahanke t√§ytt√§√§ 15 vuottaTulorekisteri ‚Äď kenen byrokratiaa se kevent√§√§?Aika ja raha ‚Äď yritt√§j√§n kaksi stressi√§Suomen valtio tuotti taas tappiotaAllekirjoitettua tilinp√§√§t√∂st√§ ei saa muuttaa‚ÄĚKuuden euron simmi‚ÄĚMiksi taloushallinnon muutokset ajoitetaan vuodenvaihteeseen?Pienet tilitoimistot kyll√§ p√§rj√§√§v√§t, mutta suuret‚ĶTuntemattomat tilinp√§√§t√∂skaavat suojaavat yritt√§j√§√§ vainoltaMiten valvonta ‚ÄĚlaaditaan‚ÄĚ?Miksi yritt√§misen byrokratia tuntuu kevyelt√§?Arvonlis√§verolaki kirjoitettiin kateuden kiimassaVerohallinto j√§rjest√§√§ kirjanpit√§jien hirtt√§j√§iset tammikuussaSumu laskeutui Suomen talouden ylleYhdenkertainen kirjanpito kummittelee‚ÄĚPosti kulkee, kun Kusti polkee‚ÄĚPuhumattomuus on velallisen pahin virheTelia myy viestipalveluita mutta vastaa viesteihin hitaasti‚ÄĚItselleen sika kiusan tekee‚Ķ‚ÄĚKolmen vuoden s√§√§nn√∂n anatomiaKirjanpitolaki rikkoo varovaisuuden periaatettaPyh√§ osinkoverotus ‚Äď ‚ÄĚMiks kaiken pit√§√§ aina muuttua?‚ÄĚVain muutos on varmaaValoa ikkunoissaOmaVero on huonompi kuin odotinPieni nainen ja iso unelmaTy√∂ on antamista ‚Äď ei ottamistaPuhelinetujen ennakonpid√§tykset tarpeetonta n√§pr√§√§mist√§Auto kirjanpidossa ‚Äď auto ei kirjanpidossa ‚Äď auto j√§lleen kirjanpidossaVATT:n veroselvitys unohti t√§rkeimm√§n investointikannustimenABC-huoltamon kahvilassa on paras veroasiantuntemusMicrosoftille asiakkaat ovat vain lypsykarjaaKuudenkymmenen talousjohtajan harhainen totuusHankasalmi, H√§meenlinna, Oulu ja HelsinkiPieness√§ yrityksess√§ ihminen puhuu ihmiselleEduskunnassa saa valehdella mutta ei syytt√§√§ valehtelustaSeura-lehti: "Mik√§ kannustaa yritt√§m√§√§n?"Juha Sipil√§ haluaa Suomeen 110.000 uutta ty√∂paikkaaJuuri nyt tilitoimistopalveluiden tarve kasvaa‚ÄĚT√§m√§ on aivan hevon humppaa‚ÄĚTekisink√∂ tilinp√§√§t√∂ksen vanhan vai uuden lain mukaisesti?
Talousteema Oy
 © Talousteema Oy 2014 ‚Äď 2021