Rekisteriseloste

Myyntirekisteri

Talousteema Oy käyttää koulutusten myynnissä rekisteriä, joka sisältää internetin julkisista lähteistä poimittuja sähköpostiosoitteita maantieteellisiin alueisiin ryhmiteltynä. Lisäksi osoitteissa on merkintä, onko sähköpostiosoitetta käyttävä henkilö aiemmin osallistunut yhtiön järjestämiin koulutuksiin vai ei. Rekisteri ei sisällä henkilöiden nimiä eikä mitään muita kuin edellä mainitut tiedot.

Rekisteriä käytetään ainoastaan yhtiön koulutustarjousten lähettämiseen. Tietoja ei luovuteta kenellekään ulkopuoliselle.

Rekisteri sijaitsee yhtiön omalla tietokoneella, johon koneen käyttäjällä on pääsy tunnuksella ja salasanalla. Lisäksi rekisteriohjelmaan vaaditaan tunnus ja salasana. Laite ja sen tietoliikenne on suojattu automaattisesti päivittyvällä tietoturvaohjelmalla.

Osallistujalistat

Yhtiö laatii koulutustilaisuuksien osallistujalistat Excel-taulukkosovelluksella. Osallistujalistalla mainitaan yrityksen tai muun organisaation toiminimi sekä osallistujan nimi, mahdolliset ruokarajoitteet, sähköpostiosoite ja matkapuhelinnumero. Lisäksi listalla mainitaan laskutus- ja maksutiedot.

Osallistujalistan tietoja käytetään ainoastaan paperille tulostettuna koulutustilaisuuksien osallistujaluettelona sekä sähköisessä muodossa laskujen maksun seurantaan. Henkilön ruokarajoitteita ja matkapuhelinnumeroa ei säilytetä, vaan hänen on joka kerta ilmoittautuessaan koulutukseen kerrottava ne uudelleen. Tietoja ei luovuteta kenellekään ulkopuoliselle.

Rekisteri sijaitsee yhtiön omalla tietokoneella, johon koneen käyttäjällä on pääsy tunnuksella ja salasanalla. Laite ja sen tietoliikenne on suojattu automaattisesti päivittyvällä tietoturvaohjelmalla. Paperitulosteet säilytetään yhtiön toimistossa. Tarpeettomat tulosteet tuhotaan paperisilppurilla.

Laskutusrekisteri

Yhtiö käyttää laskutuksessa Excel-tietokantaa, jossa kaikki laskutusasiakkaat ovat lueteltuna. Pääsääntöisesti nämä asiakkaat ovat yrityksiä. Jokaisesta yrityksestä mainitaan toiminimi, postiosoite, postitoimipaikka, sähköpostiosoite, johon lasku lähetetään, sekä viite. Henkilötietoja voi olla vain sähköpostiosoitteessa, jos se on henkilökohtainen, ja viitteessä, jos se on nimeltä mainittu henkilö. Rekisterin tiedot tulostetaan sähköisille laskuille, jotka lähetetään sähköpostitse.

Rekisteriä käytetään ainoastaan laskutukseen. Sähköiset laskut talletetaan kirjanpitolain edellyttämällä tavalla kirjanpidon tositeaineistoon. Tietoja ei luovuteta kenellekään ulkopuoliselle.

Rekisteri sijaitsee yhtiön omalla tietokoneella, johon koneen käyttäjällä on pääsy tunnuksella ja salasanalla. Laite ja sen tietoliikenne on suojattu automaattisesti päivittyvällä tietoturvaohjelmalla.


Rekisterinpitäjän nimi ja yhteystiedot:
Talousteema Oy
Linnankatu 5 B 8, 13100 Hämeenlinna